11 de abril de 2006
Por CPA María de los Angeles Rivera, Socio y Presidenta del Comíté de Asuntos Contributivos
Del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de PR
Contacto: mrivera@kevane.com
Muchos piensan que al ser empleados por cuenta propia tienen “mano libre” para deducir todos los gastos en que incurrirá sin límite alguno. Sin duda, una ventaja de ser su “propio jefe” es que los gastos a deducir no están limitados al 3 por ciento de ingreso o $1,500, lo que sea menor, como en el caso de aquellos que son asalariados.
Sin embargo, para poder deducir gastos contra el ingreso derivado de un negocio por cuenta propia, ya sea una profesión, renta, negocio, etc., los mismos deben ser ordinarios y necesarios para desempeñar el mismo y, a la vez, las cantidades a tomar como deducción deben ser razonables. De modo que la ley establece estos parámetros que va a limitar en una u otra forma la cantidad a deducir.
Ejemplos de gastos que se pueden tomar para reducir el ingreso por cuenta propia son:
· Gastos de nómina (salarios, contribuciones, seguros).
· Gastos de anuncios y promociones
· Gastos de entretenimiento (éstos son deducibles sólo en un 50 por ciento del total incurrido).
· Depreciación de activos utilizados en el negocio, por ejemplo: autos, computadoras, muebles de oficina, etc.
· Gastos relacionados con servicios públicos, por ejemplo: teléfono, agua y electricidad.
· Contribuciones pagadas, como patente municipal, contribución sobre la propiedad mueble e inmueble.
· Gastos de automóvil. Si usted utiliza el mismo auto para su negocio y su uso personal, entonces deberá distribuir estos gastos (gasolina, mantenimiento, depreciación y seguro) entre ambas facetas.
· Y, cualquier otro gasto que usted incurra para generar el ingreso de su propio negocio. Por ejemplo, cuotas, suscripciones, reparaciones, materiales, etc.
Aunque la ley no requiere acompañar evidencia de éstos en la planilla, es de suma importancia que usted mantenga las evidencias en sus archivos en caso de una investigación por parte del Departamento de Hacienda.
Cuando los gastos incurridos en su actividad principal (su negocio) son más que los ingresos generados, dicho exceso o pérdida sólo se podrá utilizar para reducir cualquier otro ingreso que no sea de salarios o pensiones (por ejemplo, intereses y dividendos). Una excepción a esta regla es cuando usted se convierte de asalariado en empleado por cuenta propia por primera vez en su vida. En este caso, las pérdidas incurridas en el año del cambio y los siguientes dos años pueden reducir cualquier tipo de ingreso, incluso de salarios y pensiones.
Siempre recuerde que debe asesorarse con un consultor contributivo al momento de decider qué gastos deducir en su planilla.